Τα δικαιολογητικά των απουσιών πρέπει να προσκομίζονται και να καταχωρίζονται στο πρωτόκολλο του σχολείου μέσα σε δέκα ημέρες από την επιστροφή του μαθητή στην τάξη. Με το δεύτερο τετράμηνο σε Γυμνάσια και Λύκεια να βρίσκεται σε πλήρη εξέλιξη και την ολοκλήρωσή του να τοποθετείται στα τέλη Μαΐου, οι γονείς έχουν πλέον σαφή εικόνα για τις απουσίες μετά την ανακοίνωση των βαθμών του Α’ τετραμήνου. Η έγκαιρη και σωστή δικαιολόγηση είναι κρίσιμη, καθώς από το σύνολο των απουσιών κρίνεται στο τέλος της χρονιάς ο χαρακτηρισμός της φοίτησης.
Σε καθημερινή βάση, κάθε ώρα μαθήματος καταγράφεται στο απουσιολόγιο και ο μαθητής που απουσιάζει χρεώνεται τόσες απουσίες όσες και οι ώρες του ωρολογίου προγράμματος. Το ίδιο ισχύει και για απουσίες από σχολικές εκδηλώσεις, εθνικές γιορτές, πολιτιστικές ή αθλητικές δραστηριότητες και περιπάτους χωρίς μεταφορικό μέσο. Επιπλέον, καθυστερημένη προσέλευση μετά την είσοδο του εκπαιδευτικού στην αίθουσα θεωρείται απουσία.
Στο τέλος του διδακτικού έτους, ο σύλλογος διδασκόντων χαρακτηρίζει τη φοίτηση κάθε μαθητή με βάση το σύνολο των απουσιών. Η φοίτηση θεωρείται επαρκής όταν οι συνολικές απουσίες δεν υπερβαίνουν τις 50, ανεξάρτητα από τον λόγο, ή όταν δεν ξεπερνούν τις 114, υπό την προϋπόθεση ότι όσες είναι πάνω από τις 50 είναι όλες δικαιολογημένες. Αντίθετα, η φοίτηση χαρακτηρίζεται ανεπαρκής όταν υπάρχουν περισσότερες από 50 αδικαιολόγητες απουσίες ή όταν οι συνολικές απουσίες ξεπερνούν τις 114, περίπτωση στην οποία ο μαθητής υποχρεούται να επαναλάβει την τάξη.
Ο κηδεμόνας μπορεί να δικαιολογήσει έως δύο συνεχόμενες ημέρες απουσίας λόγω ασθένειας ή σοβαρών οικογενειακών λόγων και συνολικά έως πέντε ημέρες για όλο το σχολικό έτος. Αν οι απουσίες υπερβαίνουν τις δύο συνεχόμενες ημέρες ή έχει ήδη καλυφθεί το όριο των πέντε ημερών, τότε απαιτείται ιατρική βεβαίωση από δημόσιο ή ιδιωτικό φορέα, στην οποία πρέπει να αναφέρεται το είδος και η διάρκεια της ασθένειας.
Τα δικαιολογητικά κατατίθενται εντός δέκα ημερών από την επιστροφή του μαθητή στο σχολείο και συνοδεύονται από αίτηση προς τη διεύθυνση του σχολείου. Η υπεύθυνη δήλωση του κηδεμόνα μπορεί να υποβληθεί μέσω gov.gr, μέσω ΚΕΠ ή αυτοπροσώπως στο σχολείο, ενώ η κατάθεση μπορεί να γίνει είτε με φυσική παρουσία του κηδεμόνα είτε ηλεκτρονικά στη διεύθυνση email του σχολείου, με τα έγγραφα επικυρωμένα.
Για τον υπολογισμό του Δώρου απουσιών λαμβάνονται υπόψη ορισμένοι χρόνοι, όπως η υποχρεωτική αποχή πριν και μετά τον τοκετό, η σπουδαστική άδεια για εξετάσεις και η άδεια λουτροθεραπείας με σχετική γνωμάτευση. Σε περίπτωση ασθένειας, αφαιρούνται μόνο οι ημέρες για τις οποίες καταβλήθηκε επίδομα ασθενείας από τον ασφαλιστικό φορέα. Αντίθετα, δεν συνυπολογίζονται οι ημέρες αδικαιολόγητης απουσίας ή άδειας χωρίς αποδοχές, ο χρόνος συνδικαλιστικής άδειας, καθώς και οι ημέρες απεργίας ή στάσεων εργασίας.
Ιδιαίτερη πρόβλεψη ισχύει για τις απουσίες λόγω γρίπης και ιογενών λοιμώξεων του αναπνευστικού. Με βάση τη φετινή εγκύκλιο του Υπουργείου Παιδείας, οι απουσίες έως πέντε εργάσιμων ημερών που οφείλονται σε τέτοιες ασθένειες, στο διάστημα από 24 Νοεμβρίου 2025 έως 30 Απριλίου 2026, καταχωρίζονται αλλά δεν προσμετρώνται, εφόσον προσκομιστεί σχετική ιατρική βεβαίωση. Η απόφαση αυτή λαμβάνεται από τον Σύλλογο Διδασκόντων και οι συγκεκριμένες απουσίες είναι επιπλέον του γενικού επιτρεπόμενου αριθμού.
Σε κάθε περίπτωση, υπενθυμίζεται ότι μαθητής με περισσότερες από 114 συνολικές απουσίες ή με πάνω από 50 αδικαιολόγητες απουσίες επαναλαμβάνει την τάξη, ανεξάρτητα από το αν οι υπόλοιπες απουσίες είναι δικαιολογημένες. Υπάρχουν ωστόσο ειδικές περιπτώσεις, όπως συμμετοχή σε επίσημες αθλητικές δραστηριότητες, διαγωνισμούς ή νοσηλεία, όπου οι απουσίες μπορεί να εξαιρεθούν, κατόπιν συνεννόησης με τη διεύθυνση του σχολείου.